일 잘하는 사람 특징 4가지 습관, 이것만 지켜도 일잘러

 
첫 출근한 게 엊그제 같은데, 벌써 입사한 지 3개월이 넘어가는 희니 씨.
주변의 일 잘하는 사람들을 보며 고민에 빠진다.
 
 
"과연 일 잘하는 사람이 되기 위해서는 어떻게 해야 할까?"
 

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1. 업무 히스토리 정리

 

 
본격적으로 업무를 시작하면 여기저기에서 쏟아지는 정보들로 정신이 혼미해지는 경우가 많다. 특히, 신입사원의 경우에는 업무 프로세스를 완벽하게 파악하기 전이기 때문에 더욱 뭐가 뭔지 모르는 상황이 발생하기도 한다. 그래서 업무를 시작했다면 가장 꼼꼼하게 챙겨 나가야 하는 것이 '업무 히스토리 정리'이다. 그것이 선행되지 않는다면 업무 효율 및 생산성이 떨어지는 직원이 될 수 있다.
 
일을 하다 보면, 이메일이나 메신저 등을 통해 받은 파일이나 링크 등이 우후죽순으로 늘어난다. 그러다 보면 금세 바탕화면에는 파일로 가득 차게 되고, 정리되지 않은 이메일 수신함은 엉망진창이 되어 버린다. 그럴 때 가장 먼저 해야 할 것이 모든 것을 '카테고리 별로 나누는 것'이다.
 

1) 이메일

이메일은, 업무의 종류나 성질 등에 따라 카테고리를 나누고 그에 따라 저장하면 된다. 아웃룩 등의 플랫폼을 활용하고 있다면, 미리 지정해 놓은 키워드, 발신인 등에 따라 자동으로 각 카테고리로 이메일이 수신되도록 설정할 수도 있다. 나에게 적합한 방법으로 이메일을 카테고리 별로 깔끔하게 정리하여, 필요한 이메일을 한참 찾아 헤매는 것에서 벗어나도록 하자.
 

2) 파일

보통 일을 하면서 생기는 파일은 기하급수적으로 늘어나게 된다. 그렇기 때문에 이메일과 마찬가지로 업무의 종류나 성질 등에 따라 세분화해 정리하는 것이 꼭 필요하다. 어떤 일을 해야 할 때마다 파일이나 링크 등을 한참 찾아 헤맨다고 생각해 보자. 그것은 업무 생산성을 떨어 뜨릴 뿐만 아니라 동료들로 하여금 '정리를 할 줄 모르는 사람'의 이미지로 보일 수도 있다.
 
그리고 파일의 경우에는 당장 사용해야 하거나 회신해야 하는 것이 아니라면, 바탕화면에 저장하지 않는 것이 좋다. 처음 한두 개는 눈에 잘 띈다며 바탕화면에 저장해 두는 경우가 있지만, 그게 지속되면 바탕화면에 꽉 찬 파일 속 하나의 파일을 찾아야 하는, 마치 '모래사장에서 바늘 찾기'와 같은 번거로운 상황을 겪게 될 것이다.
 
 

2. 업무 우선순위 설정

 

 
아침부터 정신없이 일을 하다 보면 업무 시간이 금방 끝나버릴 때가 있다. 하지만 정작 오늘까지 회신해야 하는 업무를 마치지 못했다면? 야근을 해야 할 뿐만 아니라, 회신을 받지 못하고 있는 관계자의 속도 타들어 가고 있을 것이다. (또는 이미 수차례 독촉 연락을 해왔을 지도)
 
업무의 우선순위를 설정하는 방법은 여러 가지가 있다. 가장 먼저 데드라인, 즉 마감기한에 따른 우선순위를 설정하는 방법이 있다. 가장 가까운 마감기한의 업무를 가장 먼저 비중 있게 처리하여 완료하도록 하는 것이다. 업무를 하면서 마감기한을 철저하게 지키는 것은 상호 간의 신뢰가 달린 일이기 때문에 정말 중요하다고 할 수 있다.
 
그러나 만약 마감기한이 동일한 업무가 두 개 이상이 있다면 어떻게 해야 할까? 그럴 때는 업무의 중요도에 따라 우선순위를 설정할 필요가 있다. 극단적으로 예를 들어 보자면, 팀 내 성과 보고 회의와 실장 성과 보고 회의 두 가지가 동일한 날짜에 있다고 한다면, 더 중요하다고 할 수 있는 것은 당연히 실장님께 보고하는 실장 성과 보고회의라고 할 수 있다. 그렇다면 그 회의에서 사용할 보고자료를 만드는 업무가 1순위가 되어야 한다.
그리고 그것이 완료되면 바로 중요도 2순위인 팀 내 성과 보고 회의 자료를 제작하면 되는 것이다. 물론 그 과정에서 각 업무에 투자해야 하는 시간을 잘 계산해야 할 것이고, 모든 업무를 마무리한 뒤 1순위 업무 완성본을 한 번 더 검토할 수 있는 시간도 함께 계산하는 것이 좋다.
 
 

3. 물음표 살인마

 

 
물음표 살인마는 '계속해서 궁금한 것을 물어보며 주변 사람들을 괴롭게 하는 사람'이라는 의미에서 만들어진 신조어이다. 그래서 다소 부정적인 의미로 사용되는 경우도 많다.
 
하지만, 개인적으로는 몰라도 물어보지 않는 태풍의 눈과 같은 침묵자보다는 물음표 살인마가 훨씬 더 빠르게 업무를 배우고 성장할 수 있을 것이라고 생각한다. 그렇기에, 일을 배우면서 그리고 수행하면서 가장 중요한 것은 '모르는 것을 부끄러워하지 말고 질문하는 것'이다. 우리는 질문을 하는 것 그리고 그에 대한 답변을 듣는 모든 과정을 통해 계속해서 성장할 수 있음을 잊지 말아야 한다.
 
그리고 '이건 정말 사소한 것 같은데, 질문해도 될까?'라는 생각이 들어도 일단 질문하는 것이 좋다. 그런 고민으로 휩싸여 모르는 상태로 일을 진행했다가 오히려 일이 잘못되는 경우가 참 많다. 그러니 모르는 것에 대해 부끄러워하지 말고, 스스로 사소한 것이라고 판단하지 말고, 바로 질문해라. 괜히 힘들게 돌아가지 말고 처음부터 올바른 방향으로 일을 시작하는 것이, 그 일을 가장 빠르고 정확하게 끝내는 일임을 명심하자.
 
 
 

4. 맞춤법 지키기는 기본

 

 
말 그대로이다. 일을 하면서 맞춤법을 지키는 것은 기본 중의 기본이다. 우리가 학교에서 공부를 했을 때, 시험 답안지를 제출하거나 과제를 제출하기 전에 꼭 틀린 부분은 없는지 확인했었지 않은가? 업무 중 오타는 줄이고 맞춤법을 지키는 것은 그것과 다를 바가 없는 당연한 일이다.
 
그렇다면 공식적으로 발송하는 이메일이나 업무 보고서 등에만 맞춤법을 잘 챙기면 되는 걸까?
 
아니다. 맞춤법은 공식적인 이메일이나 업무 보고서 외에도, 간략하게 보내는 이메일, 메시지, 커뮤니케이션 플랫폼 댓글 등 모두에서 지키는 것이 가장 좋다.
 
물론 한두 번 실수하는 것은 문제 될 것 없지만, 지속적으로 틀린 맞춤법을 사용하는 것은 상대에게 지식 또는 프로의식이 부족하다는 인상까지도 심어 줄 수 있다는 점을 잊지 말아야 한다. 그렇기에, 평소 자주 헷갈리는 맞춤법은 반드시 찾아서 익혀두고, 수시로 맞춤법 검사기를 활용할 수 있도록 즐겨찾기 해 두도록 하자.
 
 

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오늘 언급한 내용 외에도 일 잘하는 사람 '일잘러'가 되기 위해 들여야 하는 습관은 많이 있다.
그렇지만 기본 중의 기본만 지켜도 반은 간다는 말도 있듯이, 일잘러가 되기 위한 기본 습관 4가지를 먼저 들여 놓는 것은 어떨까. 이후 차차 좋은 업무 습관을 들여 가면서 주변 모두가 인정하는 '일잘러'가 되면 되니까!
 
 
 
 
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