비즈니스 글쓰기 방법, 업무 보고 전 읽으면 좋을 내용

회사 생활을 하다 보면 피해갈 수 없는 관문이 하나 있다. 바로 비즈니스 글쓰기이다.

처음에는 어렵지만, 비즈니스 글쓰기의 적절한 구성과 작성 방법만 잘 배워 놓는다면 한 층 더 성장해 있는 자신을 발견할 수 있을 것이다.

Who
글을 읽는 주체가 누구인지 고려해야 한다

비즈니스 글쓰기는 결국 사업적인 목적을 지니고 있다. 그 내용으로는 의견 제시나 보고, 요청 등이 있다.

내용에 따라 주장하고 싶은 내용 또는 매력적으로 보이고 싶은 요소가 많을 수 있다. 하지만 너무 많은 것을 한 곳에 모두 담으려고 하다 보면 주제가 어느 순간부터 산으로 가게 될 수도 있다.

그렇기 때문에 가장 중요한 것은 이 글을 읽게 될 주체가 누구인지를 글을 다 쓸 때까지도 잊어서는 안 된다.

내가 그 상대방의 입장일 때를 고려해보고, 상대방이 선호할 만한 것에 끝까지 집중해야 한다.

Short
하고 싶은 말은 짧게 써야 한다

비즈니스 글은 너무 길어서도 또 너무 짧아서 안 된다. 너무 길면 글의 요지가 무엇인지 혼란스러워지고, 너무 짧으면 하고자 하는 핵심 내용에 대한 뒷받침 설명이 부족해질 수 있기 때문이다. 그렇다면 어떻게 해야 할까?


가장 먼저 말하고자 하는 내용을 생각나는대로 모두 워드로 작성하면 된다. 그리고 그 안에서 삭제해도 될 내용 또는 합쳐도 될 만한 부분들을 편집한다. 그렇게 편집된 글을 처음부터 끝까지 읽어 본 다음, 핵심 내용이 빠지지는 않았는지 그리고 상대가 읽었을 때 내가 말하고자 하는 부분을 쉽게 이해할 수 있을지를 한 번 더 검토한다. 필요하다면 거기에서 한 차례 더 수정 작업을 진행하면 된다.

Pattern
글의 전체 구성이
일정한 패턴으로 이루어졌는지
확인해야 한다

글이라는 것은 뼈대가 가장 중요하다. 글을 모두 읽어도 어떤 말이 하고 싶은건지 그리고 핵심 내용이 무엇인지 이해가 가지 않는다면, 그 글은 뼈대가 제대로 잡히지 않은 것이다.

1) 두괄식

'글은 두괄식으로 써라'라는 말을 많이 들어봤을 것이다. 두괄식 글쓰기 방법은 내가 하고자 하는 말, 즉 내가 전달하고자 하는 말의 요점을 가장 맨 앞에 배치하는 것을 말한다. 글의 앞단에서 '내가 하고자 하는 말은 이것이다'라고 서술하고, 마지막 단으로 가면서 그 주장을 뒷받침할 수 있는 근거와 사례 등을 제시하면서 글을 마무리하는 방식이다.

2) 미괄식

미괄식 글쓰기 방법은, 앞서 설명한 두괄식과 정반대의 글쓰기 방법이다. 즉, 중심 내용을 글의 맨 마지막 부분에 위치함으로써, 내용을 뒷받침할 수 있는 근거 등이 먼저 등장하게 되는 방식이다. 이는 중심 내용이 글의 마지막에 위치하는 것으로, 글의 핵심 내용을 뒤에 강조하는 효과를 가진다.

3) PREP 기법

PREP은 Point > Reason > Example > Point의 줄임말로, 이 기법은 논리적인 흐름을 만드는 글쓰기 방법을 말한다.


가장 먼저 내가 하고자 하는 말의 Point, 요점을 짚어 주면 된다. 이후 그 주장에 대한 근거와 이유를 제시하고, 나의 주장을 뒷받침 할 수 있는 사례를 서술한다. 그러한 사례 제시는 상대방이 글의 핵심 요지를 파악하는 데에도 도움이 될 수 있다. 그리고 마지막으로 처음 제시하였던 요점을 다시 한 번 언급하며, 자신의 주장이 타당하다는 것을 설명하면 되는 것이다.

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이 비즈니스 글쓰기의 내용은 보고서뿐만 아니라 기획서, PT 발표 등 다양한 글쓰기 및 발표 상황에 활용할 수 있으니 널리 이용해 보자.


처음에는 도대체 이걸 어떻게 써야 할까?라는 고민이 앞설 수도 있지만, 다양한 글을 읽고 이 내용를 곱씹어 읽어 보며 좋은 글을 알아 보는 눈을 기르고 많이 연습하다 보면 어느새 '글을 잘 쓰는 직원', '커뮤니케이션을 잘하는 인재'가 되어 있을 것이다.